公文書のバックアップは公文書か

品質管理の観点からちょっと考えてみた。
ISO9000の規定では原本と写しは明確に区別して管理しないといけない。　
なぜなら、原本が改版されて新しくなったようなときに古い内容の写しの文書に従ってしまうとまずいから。
バックアップはあくまでも原本が無くなったり読めなくなってしまったときのためのもので、正式な文書ではない。　”原本はいつも一つ”が品質管理上間違いがない。
そういった意味でバックアップは公文書ではなくて、公文書の原本が無くなってしまって復元されたときに初めて公文書となる、は運用としては正しいと思う。

問題は、文書の保管がしっかりと行われていないことと、保管期間の設定が適正でないのと、原本の改ざんが容易であることと、そもそも明文化された文書管理規程があるのかあやしいこと、だな。
監査したら少なくとも「改善の機会」で指摘事項だな。
文書管理規程がなかったらそもそも不合格だ